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Orçamentos e alocação de custos

Muitas obras podem atingir milhões e até bilhões de reais, haja visto que a construção civil é um setor que tipicamente envolve inúmeras atividades e, com elas, seus respectivos custos. Por vezes, mesmo um bom trabalho orçamentário não é suficiente para garantir a previsão desses custos, uma vez que ele traz apenas uma visão dos custos baseado em padrões de execução e compra. Os profissionais da construção civil são nitidamente esclarecidos e compelidos a entender que uma coisa é custo orçado e outra o custo real. Situações não previstas no orçamento como, por exemplo, inflação, desperdícios, desvios, queda de produtividade, etc, podem ocorrer no andamento da obra, ocasionando diferenças significativas entre o custo orçado e o custo executado.

A forma mais comum de controlar e comparar os custos da obra é através do trabalho de apropriação de custos, porém, atualmente, são poucas as empresas que realizam este trabalho em suas obras. A apropriação de custos é o método pelo qual a empresa terá controle total dos custos financeiros de um determinado serviço, podendo avaliar ainda o desempenho e produtividade da mão-de-obra, dentre outras coisas.

O termo “apropriação” pode ser definido como a apuração dos serviços executados visando a obtenção e o conhecimento exato das quantidades material / mão-de-obra e dos tempos realmente empregados nos serviços executados, onde as informações colhidas na obra, servem de base para as composições de custo unitário de serviços, análise da produtividade, ajustes e elaboração do cronograma da obra e controle de gastos e prioridades da obra.

Dentre as principais importâncias da apropriação de custos podemos citar:

  • Comparar os valores entre os custos orçados e os apropriados;
  • Determinar os motivos de diferenças e corrigi-los;
  • Avaliar as possíveis alterações no andamento da obra;
  • Comparar com serviços semelhantes em outras obras;
  • Prever despesas para futuras etapas de serviço;
  • Acompanhar e corrigir o cronograma da obra;
  • Aprovar decisões em tempo hábil;
  • Analisar a produtividade dos operários.

Obviamente que, por ser uma atividade de observação e coleção de dados, a apropriação de custos deve seguir uma metodologia, compatível e adaptada ao serviço que está se apropriando.

Todas as formas de coleta de dados devem garantir a credibilidade nos dados colhidos e para isso é imprescindível que esta seja feita por um observador treinado para exercer a tarefa, pois qualquer erro ou falha nesta etapa da metodologia proposta, impede que os estudos e análises sejam realizados. Normalmente a coleta de dados é feita através da planilha de produção diária permitindo medir a quantidade de serviço realizada em um período, por um operário dentro de um ciclo de repetição. A coleta de dados também pode ser feita através de filmagens ou observações instantâneas.

Cada serviço tem suas particularidades em relação à metodologia utilizada na apropriação. Antes de iniciar o trabalho de coleta de dados, é necessário aplicar algumas regras a serem minuciosamente seguidas pelos operários durante a execução dos serviços. Essas regras visam facilitar a tarefa da coleta de dados, evitando a confusão de valores e diferenças no método de execução do mesmo serviço na obra. Em outras palavras, é realizada uma padronização da execução de cada serviço.

A metodologia preliminar a ser aplicada consiste basicamente em:

  • Fazer o reconhecimento da área (local) onde será executado o serviço;
  • Se necessário dividir a área do serviço em subáreas de modo a facilitar o trabalho de coleta de dados;
  • Fazer o levantamento da área total do serviço ou das subáreas, se for o caso;
  • Designar a equipe de trabalho para este serviço;
  • Realizar um trabalho de orientação dos operários quanto ao método executivo do serviço.

Depois de aplicada a metodologia preliminar, o serviço pode ser iniciado e consequentemente a coleta de dados referente à produção diária, consumo de materiais e de mão-de-obra. De posse destes dados pode-se comparar continuamente os custos reais empregados neste serviço com os custos orçados, e havendo diferenças, analisar as suas causas e corrigir em tempo.

Os dados coletados no trabalho de apropriação de custos também podem ser utilizados para verificar a produtividade e desempenho de um operário ou de uma equipe, a produção por dia da semana ou por turno, o efeito do aprendizado, a previsão do fim deste serviço, ajustes no cronograma da obra, dentre outras análises.

As empresas que fazem apropriação de custos em suas obras têm a possibilidade de construir um grande banco de dados de composições de custos referentes a seus próprios serviços, mais adequados a sua realidade e a condição dos seus funcionários, resultando assim, em uma orçamentação cada vez mais precisa e sem sustos ao final da obra. As empresas que não têm o hábito de realizar a apropriação de custos dos seus serviços geralmente fazem a orçamentação da obra com base em índices e composições de custos unitários de terceiros, que nem sempre estão dentro da realidade adequada ao mercado local ou da empresa. Neste caso o processo de orçamentação passa a ser uma mera previsão de custos, às vezes pouco precisas.

Claramente a atividade orçamentaria ocupa um lugar crucial para garantir o bom andamento da obra e ainda, não menos importante, obter a produtividade e lucratividade imaginadas na fase de projeto.

Antenados a essa necessidade e sabedores da importância dessa atividade, o pessoal da CONSTRUON pensou em uma solução simples, acessível e que vai de encontro a essa necessidade. Com lançamento previsto para o fim de dezembro deste ano, várias ferramentas serão disponibilizadas com o propósito de dar o suporte na medida certa para as empresas e seus administradores orçarem e chegarem ao final com o máximo de acuracidade, mesmo com as adversidades que fazem parte do processo.

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Marcelo Machado
Marcelo Machado
Colaborador do Gestor de Obras