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Durante as consultorias que realizo nas micro e pequenas empresas percebo que geralmente o próprio empresário é responsável por todo o departamento financeiro, quando não dizer que ele é responsável por toda a gestão do negócio. Enfim, isto é uma realidade dos pequenos negócios. Pois na maioria dos casos as empresas contratam funcionários para o setor comercial e vendas, negligenciando o setor administrativo e financeiro.
Ao atender empresários com problemas em controles financeiros costumo encontrar duas situações. A primeira é quando o dono de negócio não faz praticamente nada em relação aos controles financeiros; e o segundo é quando ele já faz algum controle mas não confia nos próprios dados. Não importa a situação, mas em ambos os casos a disciplina é essencial para a eficiência dos controles. E não adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados.
Portanto, aos empresários que trabalham com uma estrutura de gestão enxuta, recomendo que trabalhem com muita organização e disciplina. Na prática, inicialmente oriento que façam uma agenda mensal discriminando os dias e períodos que deverão desempenhar determinada função. Por exemplo, atendi um empresário que também atuava como mecânico na própria oficina e, após estas orientações, ele decidiu colocar uma placa na porta do escritório com os seguintes dizeres: “das 8hs às 10hs – ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO – NÃO INCOMODAR”. Ou seja, ele havia determinado que todos os dias pela manhã ele “deixava de ser” mecânico para ser o administrativo-financeiro da empresa durante este horário. E como este procedimento deu certo, ele foi além e colocou uma placa para os vendedores de peças que sempre visitavam sua oficina com a seguinte frase: “ATENDIMENTO A VENDEDORES: TODA 5ª feira após as 10hs”. Pois ele disse que atender aos vendedores tomava muito tempo e cada um aparecia no dia e hora que convinham. Outro benefício conseguido com esta simples ação foi que até mesmo seus funcionários passaram a se organizar para fazer as solicitações de compra até a 4ª feira.
Certamente que no início da implementação destas simples ações sempre haverá um certo desconforto durante o período de adaptação. Porém, vale começar pois o resultado valerá muito a pena. Pois com disciplina e organização com certeza você, empresário, terminará o dia com o sentimento de dever cumprido; e não com o sentimento de que fez um monte de tarefas incompletas e não concluiu absolutamente nada.
